Dicas para economizar mais em sua viagem corporativa

8 de janeiro de 2021
O Viajante

Uma viagem corporativa é aquela em que um colaborador faz em nome de sua empresa. A maioria dos empreendimentos, hoje em dia, compreende a necessidade de alcançar cada vez mais clientes, muitas vezes planejando expansões para outras cidades e estados.

Por exemplo, uma empresa de serviços contábeis em São Paulo pode enviar seus funcionários para vistorias em empresas de todo o Brasil, principalmente, para melhorar seus resultados.

Normalmente, um funcionário capacitado dentro dos conhecimentos essenciais da empresa será escolhido para conquistar clientes mais afastados, sendo necessário pensar em elementos importantes como deslocamento e hospedagem do colaborador.

Além disso, muitas vezes um grupo de funcionários pode precisar de um treinamento especial, ou participação em feiras e congressos. Todos estes movimentos estão incluídos no conceito de viagens corporativas.

Por isso, esse modelo não deve ser visto como um gasto da empresa, mas sim como um investimento. Isso porque muitos novos negócios podem ser realizados quando um vendedor pode levar sua expertise diretamente ao cliente.

Portrait of young businessman working at the hotel lobby. Business travel concept.

Muitas empresas ainda não tem uma política adequada para viagens, o que pode acabar fazendo um investimento destes sair muito mais caro do que o necessário. O segredo para conseguir um bom valor e resultados adequados é o planejamento.

Uma empresa de PABX, por exemplo, que deseje capacitar seus funcionários em um treinamento externo deve calcular todas as despesas para definir os limites de investimento e conseguir um resultado melhor.

Isso porque, como qualquer outro investimento, o objetivo da empresa é obter um resultado positivo. Neste caso, em particular, para que o valor investido seja otimizado, é preciso melhorar os recursos, gerando um maior lucro com a recuperação.

Entenda a política de viagens

Independentemente de você ter viagens corporativas constantes ou não em sua empresa, é importante delimitar uma boa política de viagens. Este documento define para seus colaboradores os procedimentos necessários.

A política deve ser pensada junto a realidade de cada empresa, sua capacidade de investir e a necessidade de deslocamento constante. Assim, é possível definir padrões que servirão como bases por anos.

Por exemplo, um escritório de contabilidade em São Paulo com uma política de viagens forte terá muito mais tranquilidade para enviar seus colaboradores em viagens de negócios.

A política de viagens também identifica quando e onde serão empregados recursos da empresa durante o processo, quais tipos de serviços poderão ser utilizados pelo colaborador enquanto ele estiver em outra localidade, entre outros benefícios.

É esse tipo de planejamento que criará a base para todas as despesas referentes à:

  • Hospedagem;
  • Passagens Aéreas;
  • Alimentação;
  • Locação de Carros.

Além de qualquer outro gasto que a empresa venha a se responsabilizar durante todo o período da viagem.

Além de identificar exatamente para seus colaboradores o que sua empresa de fato é responsável ao longo do período, é possível utilizar a política para dar mais tranquilidade ao funcionário, identificando quem ele deve acionar caso tenha qualquer tipo de complicação.

Por fim, esse tipo de política também identifica o que é reembolsável ou não, determinando todo o processo de prestação de contas ao fim de uma viagem.

A antecipação de passagens

Normalmente, uma viagem corporativa é planejada com muito mais antecedente que um passeio de turismo ou de férias. Com esse planejamento, é possível identificar quantas pessoas farão a movimentação e se organizar para comprar as passagens.

Para transporte nacional, o ideal é conseguir as passagens com pelo menos trinta dias de antecedência.

Inclusive, um grupo de funcionários apenas com suas bolsas personalizadas para empresas não precisará de gastos com bagagem, o que pode baratear ainda mais as passagens.

Viagens internacionais, entretanto, costumam ter um custo e uma demanda maior, então procure realizar os pedidos noventa dias antes, garantindo assim uma maior chance de preços melhores na tarifa.

A compra antecipada também permite que você tenha mais garantias na hora de escolher a melhor opção de transporte. Procure empresas que oferecem a alteração de datas gratuitamente, caso a viagem possa ser reagendada.

É possível se registrar em plataformas de venda de passagens, e receber notificações quando uma determinada rota recebe um preço promocional. Assim, você pode aproveitar os melhores preços para conseguir realizar o serviço.

Apesar de hoje em dia não existir mais a opção de compra de passagens com data em aberto, muitas das empresas possuem uma grande flexibilidade quanto à data, permitindo uma maior maleabilidade no transporte.

É fundamental dar ciência a todos os colaboradores que efetuem viagens corporativas sobre a importância do check-in.

Isso porque, caso haja algum imprevisto de última hora, a prática de não comparecimento muitas vezes faz com que a empresa perca a passagem sem chance de reembolso, gerando um prejuízo desnecessário para a empresa.

Parcerias em viagens corporativas

Uma excelente opção para diminuir os custos de transporte é com parcerias e programas de milhas. Muitas empresas emissoras de crédito permitem trocar pontos por milhas de viagem, que podem baratear uma passagem ou até mesmo garantir a gratuidade dela.

Uma boa opção de parcerias é com uma seguradora. Isso garante uma boa cotação de seguro para viagens e garante mais tranquilidade para o colaborador.

Empresas normalmente têm gastos mais elevados em cartões corporativos, tornando essa prática de troca de pontos mais eficaz, uma vez que a empresa irá gerar muito mais milhas mensalmente.

Procurar empresas que trabalham com este tipo de serviço, especialmente dentro da rede bancária, é fundamental para conseguir um bom resultado e alcançar descontos relevantes na hora de comprar passagens.

Além disso, as próprias companhias aéreas e rodoviárias muitas vezes possuem programas de fidelidade, com preços promocionais e excelentes descontos para empresas que costumam utilizar sempre os mesmos serviços para suas necessidades.

Convênios importantes durante o período

Apesar do gasto com transporte ser grande, ele não é o único a ser calculado em uma viagem corporativa.

Hotéis e outras facilidades também devem ser levados em conta no planejamento, então realizar um convênio com este tipo de serviço pode significar uma boa economia para a empresa.

Para transporte local, existe uma série de aplicativos e serviços especializados que oferecem planos empresariais, garantindo muito mais segurança e praticidade no traslado entre hotel e local de conferência, ou entre o aeroporto e o hotel.

Um fornecedor de papel toalha e higienico, por exemplo, pode trabalhar em todo o Brasil, tornando as viagens essenciais para seus vendedores conquistarem melhores negócios.

Para as acomodações, a antecedência também é um elemento importante. Isso porque quanto mais cedo forem feitas as reservas, menor será o valor.

Se sua empresa tem um volume grande de viagens corporativas, entretanto, firmar um convênio com um hotel pode ser uma excelente forma de economizar. Em caso de viagens em grupo, é possível negociar uma precificação especial com o estabelecimento.

Procurar uma rede de hotelaria pode ser uma excelente opção caso seus colaboradores precisem visitar diversas cidades. Existem redes com hotéis nas principais capitais do país, e algumas até mesmo com locais no exterior.

Firmar um convênio pode conseguir diversas vantagens, mantendo os custos dentro do orçamento, independentemente de ser uma época de alta temporada. Algumas vantagens podem ser negociadas também, como a utilização de um espaço para reuniões.

Recompensa por economia

Muitas vezes, colocar as pesquisas nas mãos de seus colaboradores pode render excelentes resultados, principalmente com uma boa política de recompensas.

Uma boa parte do planejamento pode ser realizada de forma autônoma, estabelecendo um limite de gastos para o funcionário decidir por conta própria elementos como alimentação, hospedagem e transporte.

Na hora da revisão de impostos, ter todos os gastos identificados e reduzidos pelos funcionários pode render excelentes resultados.

Formas de recompensa podem ser vouchers de compra, aluguel de carro ou, até mesmo, folgas remuneradas, e certamente farão com que seus colaboradores busquem valores mais adequados e que permitam a eles conquistar esses benefícios.

Apoio especializado

Boa parte do tempo gasto com pesquisas e tentando encontrar as melhores opções do mercado pode ser melhor aproveitado se você contratar os serviços de uma empresa especializada para realizar a gestão das viagens.

Algumas pessoas podem considerar este tipo de serviço um gasto a mais, porém o investimento vale principalmente se você não dispuser do tempo necessário para fazer todos os processos da viagem.

Empresas especializadas, além de contarem com recursos tecnológicos atualizados para obter os melhores resultados, costumam ter uma rede de parcerias que garante mais praticidade e flexibilidade em todo o processo, desde o transporte até a hospedagem.

Por exemplo, uma empresa que apresenta soluções financeiras para empresas pode ser a diferença na hora de calcular uma viagem corporativa.

Inclusive, uma viagem corporativa bem estruturada e planejada consegue resultar em excelentes resultados para a empresa, porque não tem custos elevados e o retorno do investimento acaba sendo bastante proveitoso.

A alimentação e o descanso de seu colaborador também são etapas importantes do processo, pois podem aumentar a produtividade.

Por isso, contar com o apoio de uma equipe profissional acaba sendo muito vantajoso, uma vez que seus colaboradores ficarão muito mais livres para se preocupar em fechar negócios, obter o melhor conteúdo do workshop ou curso e aproveitar melhor a viagem.Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.