Como planejar uma viagem em excursão

Quem trabalha no setor de turismo, certamente já teve que organizar uma viagem em excursão

A tarefa costuma ser bem trabalhosa, mas a recompensa profissional é excelente, já que grande parte das pessoas busca uma agência de turismo justamente para comprar pacotes com excursão.

No entanto, é preciso cuidar de uma série de detalhes e ter um planejamento criterioso, para que tudo saia dentro dos conformes e seus clientes possam aproveitar o máximo da viagem.

Por isso, a recomendação é fazer uma série de pesquisas, com antecedência, para aprimorar os conhecimentos, verificar a viabilidade da excursão e ter um itinerário da viagem, com base na estrutura disponível.

Tudo isso para proporcionar uma ótima experiência aos turistas, para que o passeio se torne inesquecível.

Quer saber como planejar uma viagem em excursão? Então, acompanhe o artigo de hoje!

Mas, afinal, o que é uma excursão?

A excursão é um dos modelos de viagem mais procurado no Brasil. Com ele, é possível viajar em grupo, dividindo custos entre os participantes. 

Ou seja, é uma opção de excelente custo-benefício, já que você pode conhecer vários lugares, por um preço bem mais barato do que viajar sozinho(a).

Normalmente, a excursão é feita com transportes pesados, como ônibus e vans, dependendo da quantidade de pessoas.

Além disso, o viajante que opta por uma excursão pode fazer novas amizades, conhecer pessoas de diferentes locais e ter companhia para todos os passeios.

A organização também é impecável, pois você recebe o cronograma em mãos, sem a necessidade de se preocupar com outras questões, como o meio de transporte adequado, compra de ingressos para alguma atração turística, reserva de passeios, alimentação, entre outras questões.

Em alguns passeios, as agências costumam dar itens aos participantes da excursão, como uma nécessaire personalizada, com o nome da empresa de turismo. Isso ajuda a identificar melhor os viajantes do grupo, além de ser uma ótima ferramenta de marketing.

Normalmente, as viagens em excursões contam com um guia, que informa sobre os pontos turísticos, curiosidades de cada passeio e ajuda na comunicação com os turistas, especialmente em língua estrangeira.

O guia de uma excursão precisa ser simpático e desenvolver algumas características para lidar diretamente com o público, tais como:

  • Liderança;
  • Proatividade;
  • Empatia;
  • Capacidade de resolver conflitos.

Também recomenda-se que o guia tenha um treinamento de primeiros socorros básico, caso algum participante da excursão apresente sintomas, ou sofra um acidente.

Para organizar a sua excursão, você também precisa ter conhecimentos atualizados sobre o mercado de turismo e o setor hoteleiro. 

Afinal, o segmento passa por várias mudanças e adaptações, especialmente em períodos de crise.

Sendo assim, estude a logística sobre como planejar uma excursão e busque por opções adequadas, conforme o perfil do seu público-alvo. Dessa maneira, a sua empresa de turismo tem tudo para se tornar uma referência.

Além disso, não se esqueça de procurar por diferenciais que só tendem a agregar ao seu negócio. Por exemplo, oferecer translado com rampa de acessibilidade, algo fundamental para pessoas com deficiência e idosos.

4 dicas para organizar uma viagem em excursão

O planejamento da viagem é fundamental para qualquer tipo de passeio. Afinal de contas, é por meio dele que se garante a segurança, otimiza o tempo, economiza dinheiro e ainda escolhe os principais passeios para serem realizados durante a excursão.

Para as empresas e agências de turismo, o planejamento é um grande aliado, pois é preciso oferecer o máximo de conforto e proteção aos participantes. 

Por conta disso, todo detalhe conta: inclusive se o transporte conta com equipamentos contra incêndio, está em boas condições para trafegar, etc.

Mas montar um planejamento para uma viagem em excursão não é algo simples. Por isso, separamos algumas dicas que podem te ajudar na organização do seu pacote de viagens. Confira abaixo!

1 – Escolha bem o lugar

O destino da sua excursão é o ponto-chave para definir o restante do planejamento e oferecer algo diferenciado aos seus clientes. 

Mas não devemos escolher um lugar somente porque achamos “bonito”, ou devido à sua popularidade. Ao contrário, é preciso considerar as preferências do seu público-alvo.

Por exemplo, se a grande parte dos seus clientes é de casais, pode ser interessante fazer um roteiro com lugares românticos e com experiências gastronômicas. 

Se o público é formado por jovens aventureiros, as praias desertas e o ecoturismo são opções muito viáveis.

Você também deve escolher um local que comporte o número de participantes da sua excursão. Pode ser que em um determinado ponto turístico, a quantidade de visitantes seja reduzida, para seguir as especificações de segurança do laudo AVCB.

Portanto, tudo isso deve ser considerado na hora de escolher o seu destino. Sem esquecer, é claro, de oferecer um passeio divertido.

Também é interessante fazer um combinado de atrações turísticas para todos os gostos e idades. 

Essa é uma alternativa bastante vantajosa para empresas que trabalham com um público misto, já que é possível agradar todos os gostos e idades.

Outro ponto que merece atenção é a necessidade de deslocamento entre os passeios visitados. Veja se é preciso de um traslado adequado e, em caso afirmativo, lembre-se de verificar a quantidade certa de pessoas.

2 – Defina as datas com antecedência

A data e o horário da excursão devem ser definidos com muita antecedência, para que a sua empresa possa divulgar o passeio e os participantes possam se preparar para a viagem adequadamente.

Além disso, sabendo os dias certos, fica mais fácil organizar os próximos passos da excursão com mais calma, por exemplo, a disponibilidade de hospedagem, os serviços de transporte, entre outros.

No caso das reservas, o ideal é fazer uma busca por hotéis em até dois meses antes da viagem. 

Recomenda-se buscar por estabelecimentos seguros, com sistema de detecção e alarme de incêndio, com condições boas de higiene. Isso demonstra profissionalismo por parte da agência de viagens.

Vale dizer que, quanto mais cedo reservar uma hospedagem, melhor são os preços e a possibilidade de negociar descontos, conforme o número de participantes.

Quanto aos horários, é imprescindível que todos os viajantes respeitem o cronograma. Lembre-se de discutir com o grupo a importância de cumprir os horários estipulados, já que é uma viagem com muitas pessoas, sendo uma forma de evitar problemas.

3 – Personalize um roteiro de viagem

O roteiro é a alma da sua excursão. Afinal, muitas pessoas fecham negócio com a agência de turismo, com base na divulgação do cronograma, em conjunto com as atrações colocadas no itinerário.

Por exemplo, uma excursão pode ter um roteiro com uma festa imperdível e famosa, com segurança para eventos, com convites para os participantes da viagem.

O melhor é atender às expectativas de todos os viajantes, sem deixar de lado a qualidade do serviço prestado. Ou seja, é preciso surpreender de forma positiva, sem precisar ir muito além dos pontos turísticos, mas adicionando, pelo menos, um passeio diferenciado.

Ao mesmo tempo, é necessário ter cuidado com um roteiro exagerado e sobrecarregado de passeios. É preciso dividir as atrações de forma estratégica, para que os participantes não fiquem cansados e, com isso, não aproveitem a viagem.

4 – Controle o número de participantes

Uma boa viagem deve ter uma quantidade limite de participantes, para que o guia possa acompanhar todas as pessoas e atendê-las com o máximo de eficiência.

Para avaliar isso, é preciso realizar uma pesquisa envolvendo a quantidade de reservas disponíveis, os principais cuidados com a estrutura em geral e as especificações do local de destino escolhido.

Caso perceba que a sua excursão está com um grande número de participantes, veja a possibilidade de formação de mais de um grupo, para não sobrecarregar um único guia e, ao mesmo tempo, dividir em cronogramas diferentes cada um dos passeios.

Conclusão

A viagem em excursão pode ser uma ótima oportunidade para a sua agência de turismo oferecer pacotes inesquecíveis de passeios, por um ótimo custo-benefício. 

Além disso, é uma maneira de mostrar os diferenciais da sua empresa, com um cronograma personalizado e um roteiro de viagens que atende o perfil dos participantes.

Mas para que tudo isso saia dentro dos conformes, é imprescindível fazer um planejamento detalhados, com todos os pontos mais importantes da viagem e o principal: se preparar com antecedência. Afinal de contas, você está lidando com muitas pessoas que confiam no serviço da sua agência.

Fora isso, caso você estabeleça parcerias com outros negócios, como uma empresa de transporte, ou um estabelecimento de hospedagem, dê prioridade para os empreendimentos reconhecidos no mercado e que possam oferecer a mesma qualidade para os seus clientes.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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