Dicas para aproveitar sua viagem de negócios e torná-la um sucesso

26 de outubro de 2020
O Viajante

Fazer uma viagem de negócios pode ser muito prazeroso, visto que muitas pessoas aproveitam a oportunidade para conhecer a cultura local, frequentar pontos turísticos e, ao mesmo tempo, ter um local confortável para trabalhar.

Além disso, ao contrário das viagens de lazer, quando se viaja para negócios, é preciso ter um planejamento ainda maior, com um cronograma definido, para não correr o risco de dar algo errado durante a estadia.

Por esse motivo, tenha em mente que, embora alguns horários permitam o entretenimento, o foco é a produtividade.

Afinal de contas, não dá para ignorar todo o seu trabalho de serviços contábeis, por exemplo, deixando as tarefas acumuladas, só porque está viajando.

Diante dessa realidade, o próprio setor de turismo tem aprimorado seus serviços para quem está viajando a negócios. Ou seja, é uma fatia de mercado crescente e que merece atenção das agências.

Hoje em dia, já é possível encontrar meios de hospedagem que oferecem opções completas de escritório, bem como vários itinerários para os viajantes, como vans para aeroporto que saem direto para as empresas.

No artigo de hoje, conheça algumas dicas para aproveitar sua viagem de negócios e torná-la um sucesso. Acompanhe a leitura!

Dicas para aproveitar sua viagem de negócios e torná-la um sucesso

1 – Adiante o seu trabalho antes de viajar

Para conseguir aproveitar os momentos livres da viagem, uma dica é tentar adiantar o máximo de tarefas pendentes, antes de viajar.

Claro que tudo isso precisa ser muito bem-feito, portanto, verifique o que pode ser adiantado, elencando as atividades mais urgentes da empresa.

Além disso, quem viaja de avião sabe que a espera nos aeroportos costuma ser bastante longa. Sendo assim, tenha sempre o seu notebook à mão, para usar esse tempo ocioso em prol da produtividade.

2 – Tenha uma agenda de compromissos

A chave para uma viagem de negócios de sucesso é planejamento. Por esse motivo, a dica é ter uma agenda de compromissos de todas as atividades obrigatórias, incluindo as reuniões, encontros, eventos corporativos, entre outros.

Desse modo, fica mais fácil organizar o cronograma de tarefas para cada dia, bem como os itens indispensáveis para a viagem.

Por exemplo, caso você faça uma apresentação em uma empresa de engenharia de segurança do trabalho, por exemplo, é necessário ter em mãos todos os artigos do evento, como pen drive com acesso aos arquivos que serão apresentados.

Além disso, se a sua viagem de negócios incluir uma festividade corporativa, é importante separar o traje adequado para a ocasião.

A mesma situação é válida para outras atividades que podem surgir durante a viagem de negócios, ou até mesmo para quem irá realizar algum trabalho específico. 

Algumas empresas exigem o uso de uniforme profissional durante as viagens, por isso, separe bem as roupas que irá levar.

3 – Antecipe os imprevistos

Os imprevistos podem surgir tanto em uma viagem de lazer quanto de negócios. Neste último caso, é necessário antecipá-los com maior precisão, uma vez que essas ocorrências podem prejudicar todo o cronograma de atividades e até mesmo a reputação da empresa.

Sendo assim, verifique todas as informações sobre o local de destino, como clima, cultura, língua, costumes, além de dados a respeito da hospedagem, horário de saída do transporte, entre outros aspectos.

Uma dica é contratar um seguro corporativo, que nada mais é que um serviço especializado em viagens de negócios, para cuidar dos possíveis riscos durante uma viagem, como:

  • Proteção contra acidentes (colisões, problemas mecânicos, etc.);
  • Resguardo em situações de roubo ou furto;
  • Instalação de equipamentos de segurança, quando necessário;
  • Garantia contra prejuízos em perda de cargas;
  • Entre outros.

Esse tipo de seguro é muito importante para viagens de negócios e para transporte de mercadorias. Por esse motivo, vale a pena avaliar com a sua empresa qual o tipo de cobertura e, de qualquer forma, antecipar os possíveis imprevistos.

Para quem viaja constantemente à negócios, uma dica é investir em segurança patrimonial, pois além de garantir a proteção durante a viagem, é importante assegurar a proteção de seus materiais em casa.

4 – Coloque alarme para os compromissos importantes

Mesmo com uma agenda previamente programada e um cronograma planejado, é comum nos esquecermos de alguns compromissos, pois não se pode contar apenas com a ajuda da nossa memória.

Diante disso, uma dica é colocar alarmes nos celulares ou em demais equipamentos para avisar sobre atividades importantes. Ou seja, usar a tecnologia a seu favor durante a viagem de negócios.

Dessa forma, caso precise fazer uma consultoria contábil e financeira para um dos maiores clientes da empresa, vale a pena colocar um despertador no celular, programado para alertar do compromisso em, pelo menos, 1 hora antes.

5 – Leve adaptadores para as tomadas

Um dos maiores inconvenientes nas viagens de negócios é ficar sem energia para alimentar seus equipamentos, como computadores e celulares. Muitas vezes, isso ocorre por um motivo simples: a diversidade de tomadas.

Por esse motivo, antes de embarcar, vale a pena pesquisar um pouco sobre o padrão de tomadas no local de destino. Assim, leve os adaptadores necessários para seus aparelhos.

Outra dica é sempre ter em mãos uma bateria extra para os eletrônicos. Desse modo, caso esteja esperando no aeroporto ou não consiga acesso a uma fonte de energia, é possível continuar usando os equipamentos sem nenhum problema.

6 – Tenha plano de dados para internet e telefonia

É comum levar muitos aparelhos eletrônicos nas viagens de negócios e, além deles, outro recurso muito importante é o acesso à internet.

Pode ser muito estressante para o viajante ter que fazer alguma atividade, como monitorar câmeras para uma empresa de segurança eletrônica, mas ser impedido de realizar a tarefa por falta de conexão.

Sendo assim, a dica é investir em um bom plano de dados e ligações telefônicas, para ter acesso à internet quando estiver na viagem de negócios.

7 – Organize notas fiscais e recibos

Em muitas viagens de negócios, as empresas reembolsam os gastos de seus funcionários. No entanto, é necessário comprovar os custos, o que deve ser feito com a apresentação de notas fiscais e recibos.

Por esse motivo, a dica é ter uma pasta para a organização de todos esses documentos. Se possível, tire fotos de cada arquivo e armazene na nuvem. Assim, caso ocorra qualquer imprevisto, você ainda terá em mãos os comprovantes para reembolso.

8 – Aproveite os benefícios do hotel

Caso você não tenha muito tempo para aproveitar os diferenciais da cidade de destino, uma dica é utilizar da melhor maneira os benefícios do seu meio de hospedagem.

Dessa forma, você não precisa sair do hotel para curtir o seu momento livre, além de ser uma maneira de otimizar melhor o seu tempo, principalmente quando a demanda de trabalho é grande.

9 – Leve um cartão extra

Essa dica deve ser levada a sério tanto para os viajantes de negócios quanto os de lazer. Um dos inconvenientes mais comuns durante uma viagem é ficar sem dinheiro, seja por falta de planejamento ou por conta de um acidente (roubos, perda, etc.).

Sendo assim, é importante levar um cartão suplente para garantir que terá dinheiro suficiente para voltar para casa. 

Deixe ele separado do seu cartão principal, de preferência, junto aos seus pertences no meio de hospedagem e somente uso quando for estritamente necessário.

10 – Faça networking com outros profissionais

As viagens de negócios são ótimas oportunidades para networking. Você pode conhecer novos profissionais da sua área ou segmentos relacionados, construindo uma rede de contatos bastante proveitosa.

Inclusive, muitas pessoas conseguem excelentes cargos, por conta de um bom relacionamento feito durante uma viagem de negócios.

Para isso, mantenha a postura profissional durante toda a viagem e evite comprometer a sua reputação. Além do mais, mantenha o celular sempre em mãos, pois quando viajamos a negócios, nos colocamos à disposição da empresa.

Considerações finais

Viajar a negócios é uma prática comum das empresas atuais. Afinal de contas, muitos empreendimentos têm atendimento para várias localidades, além de ser uma maneira de ampliar o alcance dos produtos e serviços para outros mercados.

Por esse motivo, vários colaboradores realizam diariamente várias viagens de negócios, para os mais diversos destinos.

O setor de turismo reconheceu essa necessidade e, como consequência, investiu em várias estratégias para deixar os funcionários cada vez mais confortáveis e acomodados durante uma viagem de negócios.

O artigo de hoje buscou trazer algumas dicas de como aproveitar ao máximo o seu cronograma de atividades, evitar imprevistos e, é claro, fazer um bom trabalho.

Desse modo, a empresa irá ganhar com a sua produtividade durante a viagem de negócios e você também poderá crescer profissionalmente, tendo uma ampla rede de contatos e construindo bons relacionamentos empresariais.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.