O que é gestão de viagens corporativas e por que fazer?

Saber o que significa uma gestão de viagens corporativas é importante para qualquer empresa que precisa mandar seus colaboradores para outras cidades e países.

Porém, é importante lembrar que tudo isso envolve gastos, então uma boa gestão nesse sentido pode ajudar a economizar custos, bem como a trazer resultados melhores para a organização.

Viagens a negócio significam, em muitos casos, oportunidades de crescimento para a corporação. Só que para aproveitá-las ou implementar boas estratégias, é importante ter uma boa gestão de viagens.

Assim, o negócio aproveita melhor as chances de parceria, participa de mais eventos e consegue crescer rapidamente.

Ademais, quando os colaboradores saem das dependências da empresa e vão trabalhar em outro lugar, eles precisam contar com toda a segurança e respaldo.

Assim, as viagens serão bem aproveitadas, pois a empresa consegue aumentar o seu ponto de atuação, ampliar seu networking, promover produtos e serviços, conquistar novos clientes e muito mais.

Então, neste artigo, vamos explicar o que é viagem corporativa e como fazer uma boa gestão dela. Se você tem dúvidas, continue com a leitura!

Entenda o que é viagem corporativa

Essa viagem é realizada pelos colaboradores de uma empresa em nome dela. Além disso,  ela pode acontecer por várias razões, como visitar um cliente, participar de eventos, reuniões, cursos, congressos, entre outros.

Se uma empresa precisa tratar sobre planejamento tributário contabilidade com um cliente de outro estado, então ela envia um colaborador que domina os conhecimentos necessários para fazer isso.

A organização pode mandar apenas um funcionário ou uma equipe, para que possam atuar em prol de seus interesses.

Só que esse tipo de viagem requer alguns cuidados, por isso é necessário ter uma boa gestão nesse sentido. Trata-se de uma política interna que coordena processos e impõe regras e normas para as viagens empresariais.

Isso abrange os direitos e deveres das organizações e também dos colaboradores. Uma boa gestão é importante porque coloca em prática um planejamento que se baseia em normas internas que controlam custos e estabelecem um cronograma.

Dessa forma, os custos são minimizados, o que preserva o setor financeiro da companhia. É a gestão quem faz cotação de seguro viagem, quando é necessário, e alinha as necessidades dos colaboradores com as expectativas da corporação.

Para melhorar os resultados obtidos, você pode contar com o apoio de um gestor de viagens. Este profissional fica encarregado de organizar e promover o deslocamento de um ou mais colaboradores durante a viagem.

Também planeja as atividades que serão realizadas e controla os custos junto ao setor financeiro e ao departamento de recursos humanos. Dessa forma, consegue conciliar as necessidades e objetivos da corporação.

De qualquer forma, é importante contratar o gestor, porque ele cuida de todos os trâmites necessários, como locação de vans para aeroporto.

Ele compreende também a necessidade da viagem, controlando e autorizando gastos, ao mesmo tempo em que trata de outras responsabilidades, como:

  • Agenda do colaborador deslocado;
  • Orçamento disponível;
  • Hospedagem;
  • Meios de transporte;
  • Valores;
  • Refeição.

Em vista dessas despesas, o gestor elabora relatórios financeiros, que englobam todos os custos envolvidos. Dessa forma, ele evita que o departamento de Recursos Humanos e o departamento financeiro fiquem sobrecarregados.

Somente com a contratação do gestor de viagens a companhia consegue ter os melhores resultados em relação às despesas e também aos resultados obtidos.

Como fazer uma boa gestão de viagens

Mesmo que a organização contrate um gestor para cuidar de tudo o que diz respeito às viagens corporativas, como encontrar o melhor sistema de gerenciamento de transporte, ela precisa elaborar sua própria gestão.

Antes de dar o primeiro passo, é necessário ter em mãos os contatos de todos os funcionários que serão deslocados, elaborar procedimentos de segurança, definir teto de despesas e estabelecer normas de reembolso.

As viagens precisam ser tranquilas, tanto para os profissionais quanto para a companhia, obedecer um prazo estipulado e estar dentro dos custos previstos.

Contudo, existem outras ações que precisam ser colocadas em prática, para que realmente seja feita uma boa gestão. São elas:

Definir uma política de viagens

A política de viagens deve ser criada antes que elas sejam realizadas. Isso envolve um planejamento detalhado acerca das responsabilidades do profissional deslocado, critérios para contratação de serviço especializado e os objetivos do deslocamento.

Dentre os pontos que a política de viagens deve abranger estão as responsabilidades do viajante e também da agência de viagens, além de níveis e fluxos de aprovação. Também é necessário estabelecer:

  • Uso do cartão corporativo;
  • Despesas não reembolsáveis;
  • Demais meios de pagamento;
  • Despesas reembolsáveis;
  • Limite diário de gasto.

A empresa de PABX ou qualquer outra também deve estabelecer como a hospedagem será realizada, otimizar os custos de passagens aéreas, definir política de voos internacionais, otimizar os custos de viagem terrestre e a política de voos nacionais.

Não podemos nos esquecer de que a política de viagens também diz respeito aos fornecedores preferenciais, para otimizar os custos e garantir o conforto do viajante.

É papel da corporação delimitar todos os gastos, principalmente para evitar que ultrapassem o orçamento, evitando prejuízos maiores.

O ideal é que todos esses aspectos sejam documentados, para evitar qualquer tipo de problema quando houver um deslocamento. Quanto mais detalhada for essa política, mais seguros estarão os colaboradores e a empresa.

Usar ferramentas de gestão

As ferramentas de gestão de viagens automatizam os gastos, fazem manutenção de contratos, controlam fluxos, dentre outras funcionalidades.

Também existem aplicativos que os funcionários podem usar para registrar informações importantes enquanto estão viajando. Isso permite, por exemplo, que os gastos sejam acompanhados em tempo real.

Dentro desses aplicativos é possível fornecer relatórios gerenciais, cadastrar os funcionários, hotéis, fornecedores, empresas de transporte, bem como melhorar a comunicação de todos os colaboradores envolvidos no deslocamento.

Todos os processos envolvidos nas viagens corporativas precisam ser facilitados, e com o uso de ferramentas, as empresas não perdem informações importantes e nem perdem tempo gerando relatórios extensos.

Automatizar processos

As empresas de contabilidade e muitas outras têm a tecnologia como aliada em muitos processos, e as viagens corporativas também podem contar com ela.

Nesse caso, é possível automatizar cálculos relacionados às despesas, por meio de softwares especializados que se integram às planilhas.

Por meio deles, a organização pode projetar custos, reservar automaticamente passagens e hospedagens, dentre outras possibilidades que ajudam a economizar tempo e dinheiro.

Pesquisar o destino com antecedência

Uma boa gestão de viagens também envolve uma pesquisa detalhada do destino com antecedência. Uma empresa de factoring em SP, por exemplo, pode deslocar seus colaboradores para diferentes cidades, o que pode mudar diversas regras.

Então, para garantir o máximo aproveitamento e evitar gastos excessivos, uma dica é pesquisar sobre a logística do destino com antecedência.

Informações sobre como é feito o deslocamento entre o aeroporto e o hotel, bem como cliente e evento, ajudam a reduzir os custos e o tempo necessário.

Além disso, os colaboradores precisam estar por dentro da gestão de viagens e os pormenores do destino.

Orientar a equipe

A política de viagens e outros processos só vão funcionar se todos os colaboradores estiverem por dentro da gestão. E isso diz respeito à equipe administrativa e aos colaboradores que são deslocados.

Para orientá-los, uma fábrica de camisetas lisas para sublimação, por exemplo, deve elaborar um documento que explique as regras de maneira clara, especificando as condutas e responsabilidades dos profissionais e da corporação.

Contratar serviço de viagem especializado

Essas empresas são especializadas nesses deslocamentos e estão aptas para atender todo tipo de companhia, inclusive aquelas que demandam viagens corporativas frequentemente.

Todo o planejamento fica por conta delas, e todos os procedimentos são realizados de acordo com as regras da empresa, por meio de um bom planejamento logístico.

Geralmente, possuem parcerias com hotéis, companhias aéreas, empresas de transporte, restaurantes, dentre outros estabelecimentos úteis durante uma viagem corporativa.

Oferecem o suporte necessário que lida melhor com imprevistos e problemas. Portanto, a gestão assume toda a responsabilidade pela empresa. Também faz uso correto dos recursos disponíveis e gera relatórios de cada viagem.

Manter o controle financeiro

Manter o controle financeiro é importante para fazer as coisas acontecerem, e da melhor maneira possível. O colaborador deve seguir as regras e a empresa deve orientá-lo quanto aos gastos com passagem, hospedagem, alimentação, entre outros pontos.

O objetivo é economizar, e para isso é necessário optar pelas alternativas que trazem o melhor custo-benefício.

De qualquer forma, a corporação deve ter em mente que mesmo que tudo seja devidamente planejado e programado, imprevistos podem acontecer. Dessa forma, é necessário contar com uma reserva financeira que possa cobrir despesas extras. 

Conclusão

As viagens corporativas podem trazer resultados muito promissores para a empresa, mas elas devem ser planejadas. E a melhor forma de fazer isso é por meio de uma boa gestão de viagens.

Com a ajuda de profissionais capacitados para isso, os objetivos de cada deslocamento são alcançados, sempre cuidando da segurança dos profissionais e dos interesses da corporação.  Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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