O que empresas de turismo precisam saber antes de organizar um evento

Com a globalização crescente, bem como as transformações tecnológicas e industriais das últimas décadas, vários segmentos passaram por mudanças, algumas revolucionárias. É o caso das empresas de turismo e eventos.

Inclusive, com o crescimento expressivo do número de pessoas que fazem viagens por interesses e necessidades profissionais, surgiu, até mesmo, um nome específico para esse novo segmento, que é o TNE, sigla para Turismo de Negócios e Eventos.

Hoje esse setor é tão vasto e abrangente que reúne várias frentes secundárias e terciárias da economia do país. E pode incluir demandas que passam por construção civil, tecnologias, acessibilidade e protocolos nacionais de segurança para eventos.

Segundo dados do Ministério do Turismo, o setor já é um dos maiores fatores de atração de turistas profissionais e visitantes estrangeiros. Sendo que hoje a modalidade já representa mais de 25% dos viajantes internacionais que vêm ao Brasil.

Além disso, também é possível comparar o gasto médio que um turista de lazer costuma investir diariamente, com o gasto médio do turista corporativo. Neste caso o número é 50% maior no caso do segmento de TNE.

Ou seja, tudo isso representa não apenas uma tendência inevitável e uma oportunidade de valorização e crescimento econômico ao país, mas também uma vantagem enorme para as empresas que trabalham na área, desde que elas saibam como aproveitar.

Há uma rede de serviços que podem ser prestados a esse perfil de turistas, tais como:

  • Serviços de transporte;
  • Serviços de alimentação;
  • Os próprios serviços hoteleiros;
  • Serviços de comunicação;
  • Consultorias e outros serviços.

Lembrando que cada uma dessas demandas pode variar sensivelmente entre o atendimento de um turista de lazer e um corporativo. A gama de exigências também pode oscilar, incluindo até questões técnicas como sistema de combate a incêndio.

Por isso mesmo, se você quer entender melhor o que as empresas da área precisam saber e fazer antes de organizar um evento bem sucedido, basta seguir adiante na leitura.

A adaptação do setor de TNE

Há registros de que o turismo já existia desde a Grécia Antiga. Ao menos no sentido de viagem com finalidade de lazer, de entretenimento ou mesmo de comércio.

Mas é após a Revolução Industrial e as recentes evoluções tecnológicas citadas acima que o turismo de negócios tem se encaixado cada vez mais nessas transformações. Com isso ele abraça paulatinamente a organização de eventos.

A especialização da área também cresce sensivelmente. É por isso que hoje o setor terciário desse meio pode incluir desde segurança e infraestrutura até serviços pontuais, como coffee break para eventos.

Dentre as várias possibilidades de organização de eventos, destacam-se:

  • Congressos;
  • Workshops;
  • Visitas técnicas;
  • Convenções;
  • Seminários;
  • Feiras, etc.

Em termos nacionais, hoje o Brasil já é o terceiro país do mundo que mais recebe eventos internacionais, segundo dados do Observatório de Turismo do Distrito Federal.

O bacana é que, quando uma empresa toma posse dessa história, ela se torna mais forte do que sua concorrência, no sentido de conseguir fortalecer sua própria marca dentro das tendências de mercado.

Outro dado importante dentro dessa história de adaptação do setor como um todo é o da adaptação da sua própria empresa. É preciso estar em dia com as novidades e abrir o leque de serviços prestados.

Com a lista acima vimos a variedade de formatos que podem ser trabalhados pelo TNE. Também assim, criar um network que permita oscilar entre os terceirizadores da área é imprescindível.

Deste modo você pode atingir, além de economias e otimização no processo, parcerias fortes. As oportunidades podem ir desde a parte de alimentação até a de stands para feiras e eventos.

Outro dado importante de adaptação e evolução do ramo é o da internet. Não apenas no sentido de anúncio e divulgação da sua marca, mas como geradora de serviços e demandas.

Hoje há muitas missões empresariais, seminários e até rodadas de negócio que ocorrem presencialmente em hotéis, depois de terem sido alinhados pela esfera digital.

Outros encontros desse tipo incluem simpósios, debates e até mesa-redonda. Portanto, estar informado sobre essa realidade também é indispensável.

As vantagens e os benefícios

Quando um setor se torna tão aquecido como o do TNE, é natural que as marcas queiram surfar a onda desse sucesso e usufruir de todos os benefícios que o crescimento traz.

Em alguns casos ocorre de marcas que já trabalhavam na área simplesmente buscarem as devidas melhorias para se adaptarem ao ramo de negócios e eventos.

Às vezes, é questão de mudar algo nas instalações hidráulicas, ou na parte de acessibilidade, ou ainda na infraestrutura elétrica ou de internet. Em todo caso, o investimento acaba sendo vantajoso, pois trará oportunidades.

Neste cenário, o primeiro grande benefício é o do aumento de público de qualidade, isto é, um público que pratica um ticket médio um pouco maior, e portanto aumenta sua rentabilidade e capacidade de arrecadação.

Além disso, um dos aspectos interessantes é que essa demanda não costuma reduzir em períodos de crise econômica, ao passo que o turismo de lazer reduz drasticamente.

Lembrando que quanto mais a infraestrutura atender aos requisitos do setor, tanto mais o negócio atrairá turistas de todos os cantos. No melhor dos casos, virão interessados não apenas do Brasil inteiro, mas também internacionais.

Outro ponto de comparação com a indústria do turismo de lazer é sobre a sazonalidade.

Não se trata de apontar elementos negativos nesta ou naquela modalidade, já que as duas são importantes, e muitas empresas trabalham com ambas. Mas há diferenças interessantes.

Sobre a sazonalidade, não precisa ser da área para perceber que as pessoas procuram por turismo de lazer em épocas específicas do ano, preponderantemente durantes férias de meio ou fim de ano, e durante épocas quentes.

Agora imagine uma empresa que trabalha na área de indústria primária, ou de tecnologia, ou mesmo de consultoria em licenciamento ambiental. Certamente não haverá sazonalidade para o negócio deles, concorda?

É aí que entra o papel e o grande potencial do TNE, uma vez que ele pode gerar demanda recorrente e, com isso, tornar o negócio muito mais estável, sustentável e promissor.

Sem deixar de levar em conta o que foi dito sobre a comparação entre ele e o setor de lazer: não se trata de colocar um em detrimento do outro, apenas de comparar na teoria.

Na prática o ideal é conciliar ambos, e assim a questão da sazonalidade ganha um equilíbrio graças às especificidades de cada uma das modalidades.

Isso também traz, no médio e longo prazo, a solidificação da sua marca, pois o mercado passará a vê-la como uma referência na solução dos principais desafios do ramo.

Dicas práticas sobre crescimento

A regra de ouro aqui é a mesma de qualquer outro segmento: trate o seu negócio com profissionalismo. Ou seja, é preciso ter bases fortes a respeito da sua própria marca, conhecer muito bem a concorrência e buscar sempre um diferencial.

Mas, para que essa afirmação não soe vaga demais, também podemos dar algumas dicas bem práticas sobre maneiras diferentes de atrair o público e chamar atenção de maneira positiva.

Hoje há várias empresas que colaboram em prestar serviços para essa finalidade, especialmente na área de segurança, estacionamento, buffets e cenografia para eventos. Mas o importante é planejar uma agenda coerente e com a devida antecedência.

Há muitos feriados que podem ser aproveitados para a promoção de um evento. Além dos tradicionais, também há comemorações e datas especiais ligadas a segmentos específicos, ou profissionais de cada área.

Além do motivo pertinente e de uma data bem chamativa, também é possível investir no material humano da sua equipe e da sua marca.

O legal é quando isso vai além dos seus funcionários, envolvendo palestrantes e profissionais que atraem as pessoas. Hoje existem até comediantes ou profissionais motivadores que podem ser uma boa vitrine para um evento de sucesso.

Em termos de infraestrutura as instalações também podem fazer toda diferença, tal como vimos acima: um bom sinal de internet, uma boa segurança, uma boa recepção.

Um modo de inovar é apostar no diferencial, como a introdução de um evento em um ambiente campal, diferenciado, talvez misto com área coberta e área descoberta. Para facilitar nisso você pode cogitar algo como aluguel de tendas.

Outra dica bacana, que nunca pode sumir do horizonte, é a questão da alimentação. Precisamos lembrar que a palavra “comer” e “comemoração” vêm do mesmo radical, por isso todos nós ficamos mais felizes e satisfeitos quando estamos bem alimentados.

Um ponto importante aqui é pensar no perfil de cada público, pois nem sempre o mais caro é o melhor, assim como uma economia mal feita pode acabar redundando em uma experiência negativa.

Com isso vemos como o setor de Turismo de Negócios e Eventos tem se mostrado cada vez mais promissor. E como seguir as dicas dadas acima pode tornar a organização de um evento muito mais positiva.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.

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